Membuat Kartu Perserta Ujian Sekolah (UTS/UAS) dengan Mail Merge

Salam Pendidikan,

(Ini Versi UPDATE dari posting terdahulu….)Pada Tutorial Membuat Kartu Peserta Ujian Sekolah (UTS/UAS) dengan Mail Merge kali ini penulis berusaha menjelaskannya melalui contoh kasus yang kebetulan sedang di kerjakan saat ini, (Kebetulan dipercaya jadi seksie ruangan untuk Ulangan Akhir Semester Ganjil he…he.. Big Smile).

Pekerjaan ini memang melelahkan dan memakan waktu yang tidak sedikit apalagi bagi anda yang belum mengetahui cara pembuatannya dengan mail merge alhamdulillah dengan cara ini saya yakin anda bisa menghemat berberapa jam dari waktu pengerjaan dengan cara konvensional (copas – print di excel).

Dengan sedikit kreativitas Tutorial di bawah ini juga bisa anda implementasikan unuk membuat;

  1. Printout raport Sementara/UTS
  2. Print out SKHUN Sementara
  3. Name Tag Nama Kartu Undangan
  4. Menuliskan Nama dan Alamat Tujuan untuk surat yang ditujukan secara massal (banyak)
  5. Membuat ID Card

Warning tutorial ini hanya berlaku bagi para pengguna yang telah mahir ms.excel dan ms.word (advance Level)

Ok Let’s begin…

A.  SIAPKAN DATABASE (Ms.Excel)

Pada bagian ini kita akan membuat basis data yang di buat di excel, pada contoh kasus ini (kartu peserta uts/uas), tentunya basis datanya adalah Biodata siswa/peserta ujian yang bisa langsung di copas dari daftar absen yang sudah dimiliki oleh admin sekolah masing-masing.  Berikut adalah contoh basis data yang kita buat di excel.

buat beberapa kolom tanpa di gabung untuk No, No.Peserta, Nama, Kelas, Ruang, No.Bangku.  Kolom bisa di tambah sesuai kebutuhan yang nantinya kita akan printout jadi kartu peserta.

(PERHATIKAN POSISI BARIS DAN KOLOMNYA TIDAK BOLEH ADA YANG DI MERGE/GABUNG KOLOMNYA)–>Mungkin ini yang menyebabkan para penanya yang dibawah bisa gagal input code…Victory!

(karena keterbatasan ruang, saya hanya menampilkan bagian atas data saja, sebenarnya data akan lebih banyak dari ini tergantung jumlah siswa masing-masing, kebetulan siswa SMAN1Ciasem ada 1172 Siswa sehingga akan terdapat 1172 baris)

Jika data sudah benar, simpan/save dengan nama yg di inginkan; misal saya kasih nama contoh_database.xlsx, untuk mempurmudah proses pembacaan database simpan file di layar desktop lalu tutup/close/exit Ms.Excel.

B.  Buat Format Kartu Peserta Ujian di Ms.Word

Langkah selanjutnya adalah membuat bentuk/format kartu peserta yang akan di printout pada lembaran baru Ms.Word, contohnya sbb :

(contoh format ini bisa anda download di SINI)

 C.  INSERT FIELD DARI DATABASE EXCEL (MAIL MERGE)

Di sinilah kita akan memasukan data yang di ambil dari database excel, proses ini disebut mail merge.

  1. Pastikan format databse di ms excel dalam keadaan tertutup/ sudah di close/exit.
  2. Ingat!! dimana tadi anda menyimpan file excel tersebut (di contohkan tadi di desktop)
  3. Cari menu Mailings   –> select recipiens –> use existing list.. 
  4. Arahkan window select data source ke dekstop tempat kita menyimpan data, lalu klik open
  5. Pada Window select table, klik OK untuk memilih sheet database.
  6. Insert Field masing – masing data pada kartu peserta, yaitu nama, no.peserta,kelas,no ruang, dan no.meja dengan cara mengklik menu “Insert Merge Field” dan klik field yang sesuai dengan kebutuhan baris dalam format. 
  7. Sehingga menjadi .. 
  8. Diakhir Field No.Meja, tambahkan kode “Next Record” sehingga menjadi .. (menu ini ada di sebelah insert merge Field.. Perhatikan gambar dibawah!)
  9. next_record_sman1ciasem
  10. Lihat Hasil insert filed dengan mengklik “Preview Results” .. 
  11. Jika anda sudah yakin bahwa data hasil import field benar, dan format sudah sesuai keinginan (rubah KOP, Kepsek, dll..), copas format yg ada agar dalam 1 lembar kertas yang nanti di printout terdapat 6 KARTU PESERTA dengan melayout 1 lembar menjadi 2 kolom (menu page layout) .  Sehingga menjadi sbb : 
  12. Jangan Lupa untuk menghapus field/code <<Next Record>> pada kartu peserta ke-6 (terakhir), jika tidak di lakukan maka printout lembaran ke dua nantinya data ke 7 akan di loncat (tidak di print).

Catatan :Code “NextRecord” tidak perlu di pakai jika hasil printout yang di inginkan hanya memuat 1 baris data pada excel –> contoh satu halaman satu kartu.

D.  Print Kartu Peserta
Bagian inilah yang membedakan cara jadul (copas print di excel) dengan cara Mail Merge, di cara ini tidak perlu copas lagi, sambil nunggu print selsai untuk semua kartu peserta ujian sekaligus anda bisa meninggalkannya sejenak sambil nyantai berselancar di internet, main game, de el el… Big Boss juga he..he..
Ada perbedaan cara ngeprint-nya ya,
  1. Klik “Finish & Merge” —> Klik “Print Documents” 
  2. Pilih All  untuk cetak semua kartu, atau ada pilihan untuk
  • curent record = print halaman yang tampak
  • From ……………. to ………………..=  pilih baris/no berapa saja yang akan di print (acuan data dari database yg di excel), digunakan jika ada yang terlewat karena printer ngadat, mati listrik pas print, de el el ..  Hit with Brick

Sekian Tutorial Singkat Membuat Kartu Perserta Ujian Sekolah (UTS/UAS) dengan Mail Merge ini semoga bermanfaat.

 

Tambahan…

Ada satu permasalahan yang muncul di dokumen utama mail merge saat menggabungkan data dari Excel yang berupa angka.

Seperti contoh gambar data Excel berikut ini.

Saat ditampilkan di dokumen utama mail merge, hasilnya menjadi seperti gambar berikut. Rp617.500,00 menjadi 617500, semua format berupa: pemisah angka ribuan dan desimal, simbol mata uang, dan persentase hilang.

Namun, tidak perlu khawatir. Ada cara mudah agar format angka di Excel tidak hilang saat ditampilkan dalam mail merge.

    Berikut cara membuatnya:

  1. Di dokumen utama atau Dokumen Master mail merge Word 2007, klik tombolMicrosoft Office Button Microsoft Office Button.
  2. Klik Word Options untuk membuka kotak dialog.
  3. Klik Advanced dan di bagian General, centang kotak Confirm file format conversion on open.
  4. Klik OK untuk menutup kotak dialog Word Options.
  5. Selanjutnya kita akan menggabungkan dokumen utama dengan data source di Excel.
  6. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
  7. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi file Excel pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik pada nama file Excel tersebut dan klik Open.
  8. Word akan menampilkan kotak dialog Confirm Data Source. Centang kotak Show all sehingga tampilannya akan seperti ini.
  9. Selanjutnya pilih MS Excel Worksheets via DDE (lihat contoh gambar di atas) dan klik OK.
  10. Klik OK untuk menutup kotak dialog Named or cell range.
  11. Sekarang kita akan menempatkan data dari Excel.
  12. Taruh kursor di posisi untuk data source mail merge. Pada tutorial ini, kursor diletakkan di samping tulisan Angka A. Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Angka_A.
  13. Lakukan juga hal yang sama pada Angka B dan Angka C. Sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
  14. Klik tombol Preview Results.
    Preview Result - Mail Merge
    Tampilan angka di dokumen utama mail merge Word 2007 akan seperti gambar berikut. Lengkap dengan format angkanya seperti di Excel.

Salam Pendidikan. Jangan lupa Isi Komentarnya di Bawah untuk berbagi, Insya Allah di Lanjutkan untuk PEMBUATAN DAFTAR NILAI SKHUN 2013…. itu juga Kalau ada yang request …EmbarrassedBig Smile 


46 Comments

  1. Supriyadi 21 March 2014 at 08:28

    Tambah foto dalam kartu ujian gimana pak

  2. yeni setiati 17 March 2014 at 21:48

    Terimakasih sangat membantu sekali

  3. yeni setiati 17 March 2014 at 21:42

    Terima kasih, saya telah berhasil membuat kartu peserta ujian sekolah.

  4. Abdullah Faqih 17 March 2014 at 16:15

    Thanks atas tutorialnya, sangat membantu saya sebagai sekretaris Ujian kali ini.
    Saya mau request gan (kalau boleh, hehe…)
    Biasanya disekolah saya kartu peserta langsung bersebelahan dengan Jadwal Ujian, ada nggak format yang seperti itu??
    Terima kasih sebelumnya…

  5. faizalcai 8 March 2014 at 09:13

    Terima kasih pencerahanya semoga sukses selalu amin

  6. azka 6 March 2014 at 14:03

    jazakallah khairan katsiro, bisa di donlod g’ kang?

  7. cucup supriadi 18 February 2014 at 07:43

    thanx banget nh….. dari dulu saya nyari cara isi format next recordnya… (karena saya copas dari temen)

  8. Sigit Nugroho 5 January 2014 at 20:33

    Hebaat….sangat membantu. Trims banget ya.. Tapi gak bisa bales apa2 nich. Moga sehat slalu dan terus berkarya. Untuk pendidikan Indonesia. Terutama untuk kami yg buta IT dan belajar jg otodidak. Sekali lagi Terima Kasih.

  9. Andi bahroin 13 December 2013 at 17:50

    Alhamdulillah yg mail merge sudah bisa, tapi untuk yg mail merge angka itu pengetahuan terbaru tanks..

  10. WAWAN MUHAMAD RIDWAN 23 November 2013 at 01:41

    thanks ilmu nya!!!!!!!!!!!Subhanallah bermanfaat, biar pun harus sdkt begadang, tp dpt ilmu!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

  11. Sarah Widiastuti 19 November 2013 at 10:24

    wah subhanallah aku lupa setelah di pelajari sekali langsung inget tutorialnya simple good deh………..

  12. Arif 19 November 2013 at 06:39

    Posting yang sangat bagus, membantu sekali buat kerjaan di sekolah. Terima kasih…

  13. suhendar 16 November 2013 at 11:12

    salam..bagus pak,,sangat membantu,,,,semoga dibalas oleh pahala yg berlipat ganda,,,selamta berkarya lagi.

  14. andri 8 November 2013 at 11:46

    makasih banyak ilmunya sangat bermanffat gan…salam pendidikan

  15. FELIKS 9 October 2013 at 22:53

    MANTAP TERIMA KASIH ATAS PENGETAHUANNYA……………….

  16. ROPI 5 October 2013 at 16:11

    sy cb kok yg jd cm 1 kotak…yg lain gk berubah..
    mohon bimbbingan…

  17. ROPI 4 October 2013 at 10:52

    tak cb dulu y gan…nanti klo ada kendala tlg di bantu yaaa…

  18. Ari Yadi 9 July 2013 at 04:56

    Trima ksih atas penjelasannya,. Smga Tuhan membalasNya.

  19. Day 12 June 2013 at 22:36

    Salam kenal, saya banyak belajar dari sini…
    tapi tolong dong kasih tips gimana caranya nih…
    Saya mo masukin foto ke kartu Ulangannya, data saya ada di excel
    Terima kasih sebelumnya….

  20. saidah 8 June 2013 at 04:20

    untuk pembuatan skhun 2013 mau juga dong, jadi bisa efisien waktu…trima kasih ya membantu sekali. salam pendidikan

    • Administrator IT 2 12 June 2013 at 19:32

      pada prinsipnya sma bu… hanya banyak datanya dan setiap data di excel jangan di merge contoh untuk nilai bahasa indonesia jadi buat kolomm
      BI_RR — (rata-rata raport sm 3-5)
      BI_US — (nilai ujian sekolah)
      BI_UN — (nilau ujian nasional)
      tujuannya untuk menghemat tempat karena akan banyak nilai yang harus di input.. semoga sukses.

  21. Fahmi 13 May 2013 at 19:07

    gan mau nanya sya udah prose di atas, tpi wktu masukin <> selalu muncul
    perintah
    “You Cannot DATA,NEXT,NEXTIF or SKIPIF feild in comments, headers, footers, footmotes or endnotes.”
    itu gmn ya gan ?? mhon bantuannya :)

  22. aditya 11 May 2013 at 00:02

    gan mau tanya : untuk soal yng pertama sudah sukses , tapi untuk yang tambahannya belum selesai. untuk angkanya belum berubah, step pertama sudah, tapi step select recipients -> saat saya klik pilihan “MS Excel Worksheets via DDE(*.xls)”, muncul lembar excel trus ada pop up Tulisan “Microsoft Office has identified a potential security concern. itu bjimane ??
    pencerahaan gan . terima kasih

  23. arian 20 April 2013 at 20:42

    gax jadi gan….dah tak jajal….mohon buat video tutorialnya

  24. arian 20 April 2013 at 20:40

    aku dah jajal tapi sumprit gx jadi gagal total…..dah setengah hari tak otak atik blas ra DADI..mohon pencerahannya….record nya cuma jadi 1 kolom aja/1 kartu ujian….gimana ya gan

  25. edi slamet 14 April 2013 at 17:20

    terima kasih atas informasinya, gan. sangat bermanfaat sekali. Tapi ada kendala dengan informasi tambahannya, karena saya menggunakan word 2013.

  26. Musafir 26 March 2013 at 21:00

    mantap gan ,,, tapi kalo tambah foto gimana gan? kirim viaemail aja gan sdnciparayoke@gmail.com

  27. ariqa 26 March 2013 at 08:56

    permasalahan saya juga sama dg mas andika dan mas deni sob, di excel ga ada yg di merge,dah terletak di baris kedua, di word yg next record juga sudah tidak ada di urutan terakhir, ketika di preview hasilnya lembar kedua cuma naik data 1 anak, bukan data no 7-12 ato 9-16 seperti yg kita inginkan….gimana ya? atau percobaan kami kirimkan ke email anda sob, biar kami tahu kekurangannya?trm ksih

  28. jily 19 March 2013 at 11:50

    makasih gan ilmunya..

  29. andika 14 March 2013 at 20:00

    saya sudah mencoba tapi kenapa next recordnya selalu terulang, misal 1-4 tapi setelah itu muncul dari 2 dan hanya satu nama yang benar, padahal yang lain kan sudah ada. mohon penjelasannya. terima kasih

    • Administrator IT 2 14 March 2013 at 22:25

      @ Andika : mungkin ada kolom pada database(File Ms. Excel) ada yang di merge/Gabung. Perhatikan Langkah bagian A .
      Trims sudah berkunjung gan, moga bisa terjawab pertanyaannya, ni postingnya sudah saya update. :)

  30. andika 14 March 2013 at 19:16

    cara memberi next record gmana karena sya coba gak bisa?

  31. deni 4 March 2013 at 19:30

    saya mau tanya sob. saya sudah sering memakai mail merge. tp kok saya selalu gagal ya. gagal yang sering yaitu urutan pertama dimulai dri urutan yg bukan pertama. (misal langsung dr no 10), trus yg slnjutnya, pada lembar slanjutnya tampilannya urut dr no dua dr atas. (misal, data di record pertama 1-10, tp di halaman kdua kok dmulai lgi dr 2-11, pdhal no 2 smpai 10 kan sdah ada pd halaman pertama. tolong berbaginya bro). thnk be 4

    • Administrator IT 2 8 March 2013 at 22:06

      solusinya mungkin seperti ini sob:
      1. pastikan database ada pada urutan baris ke 2 setelah baris pertama di isi oleh judul kolom (no, nama, kelas dll)
      2. pada saat “coding” di Ms. Word, perhatika code “next record” tidak terpasang pada urutan paling akhir, (mohon baca lagi bagian itu di atas), karena jika ada “next record” maka pada saat print merge data akan loncat.

      Semoga membantu, trims telah berkunjung…

      • dedy 12 June 2013 at 10:03

        mau nanya, pas mau print lwat mail merge, keluar you can not sent a catalog created by merging documents directly to mail, faxs or a printer… mhon solusinya

Leave a Reply

Required fields are marked *
Submit post

to top